Die International Island Games sind eine alle zwei Jahre stattfindende Multisportveranstaltung, die Athleten aus Inselstaaten und -gebieten aus der ganzen Welt zusammenbringt und oft als „Mini-Olympiade“ für Inselgemeinschaften bezeichnet wird.
Im Jahr 2025 waren die Orkney-Inseln erstmals stolzer Gastgeber der Spiele und begrüßten Teilnehmer von über 20 Inseln, die in zwölf verschiedenen Sportarten antraten. Für die lokale Bevölkerung war dies eine einmalige Gelegenheit, die Kultur und Gastfreundschaft der Orkney-Inseln auf der Weltbühne zu präsentieren.
Von Beginn der Spiele an war klar, dass es sich um die ehrgeizigste Veranstaltung aller Zeiten auf den Orkney-Inseln handeln würde. Die Orkney 2025 International Island Games, die an mehreren Veranstaltungsorten stattfanden und große Eröffnungs- und Abschlusszeremonien beinhalteten, waren mehr als nur ein Sportfestival – sie markierten einen entscheidenden Moment in der Geschichte der Orkney-Inseln.
Im Zentrum des Geschehens stand die Spielleiterin Kirsty Talbot , die ein kleines Kernteam von nur drei festangestellten Mitarbeitern leitete, das mit der Durchführung einer Veranstaltung von außergewöhnlichem Ausmaß beauftragt war. „Es war die größte Veranstaltung, die Orkney je erlebt hatte“, erinnert sie sich. „Und mit einem so kleinen Team brauchten wir Tools, die uns dabei halfen, auf globaler Ebene erfolgreich zu sein.“
Vorher OnePlan: Planen mit PowerPoint
Die Spiele waren mit erheblichen Planungsschwierigkeiten verbunden. Mehrere Austragungsorte mussten gleichzeitig koordiniert werden, die Infrastrukturanforderungen für eine breite Palette von Sportarten mussten berücksichtigt werden, und Partnerorganisationen – darunter Orkney Islands Council, EventScotland und sportscotland – benötigten während des gesamten Planungsprozesses regelmäßige Updates und Input.
Erschwerend kam hinzu, dass keine spezielle Eventplanungssoftware im Einsatz war. „Wir versuchten im Grunde, die Größe kleiner Olympischer Winterspiele mit PowerPoint zu planen“, so Kirsty. „Das war einfach nicht machbar.“ Der Mangel an präzisen Visualisierungstools verlangsamte den Prozess, erschwerte die Zusammenarbeit und erschwerte es, den Beteiligten die nötige Klarheit und Sicherheit zu vermitteln.
Der Übergang zu OnePlan
Das Orkney Games-Team erkannte die Notwendigkeit eines intelligenteren, professionelleren Ansatzes und wandte sich an OnePlan Die Umstellung erfolgte sofort. Zwei wichtige Mitarbeiter wurden zu Hauptnutzern, die die Pläne regelmäßig aktualisierten und sie mit den Veranstaltungsorten und Partnerorganisationen teilten. Anstelle statischer PowerPoint-Folien verfügte das Team nun über präzise, interaktive Layouts, die als PNGs exportiert oder als schreibgeschützte Links geteilt werden konnten, sodass jeder Zugriff auf dieselben zuverlässigen Informationen hatte.
Die Zusammenarbeit der Beteiligten verlief deutlich reibungsloser. „Da Organisationen wie der Orkney Islands Council, EventScotland und sportscotland beteiligt waren, war es von entscheidender Bedeutung, klare und konsistente Pläne austauschen zu können. OnePlan „Es war für jeden einfach, auf die benötigten Informationen zuzugreifen, und die präzisen, professionellen Visualisierungen machten für unsere Stakeholder wirklich den entscheidenden Unterschied“, erklärt Kirsty.
Praktische Vorteile in der Praxis
Während der gesamten Planungs- und Lieferphase OnePlan wurde zum Rückgrat des Betriebs. Veranstaltungsteams und Bauteams verließen sich auf exportierte PNGs, um sicherzustellen, dass die Lagepläne genau und aktuell waren. Die Plattform machte außerdem Investitionen in teure CAD-Software überflüssig, mit OnePlan Stattdessen wurde sichergestellt, dass jeder in Kirstys kleinem Team problemlos in Echtzeit planen konnte.
Eine Funktion stach besonders hervor. „Der Fußgängerbarrierenrechner war einfach zauberhaft“, sagt Kirsty. „Er hat die Bestellung so viel einfacher gemacht.“ Was sonst eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe gewesen wäre, war nun schnell, präzise und kostengünstig, was dem Team sowohl Geld als auch Stress ersparte.
Für eine kleine Belegschaft, die an der Grenze ihrer Kapazitäten arbeitete, waren diese Effizienzsteigerungen von entscheidender Bedeutung. Kirsty sagte: „OnePlan „Das hat uns viele Vorteile gebracht – wir haben Zeit gespart, die Anzahl der notwendigen Vor-Ort-Besuche reduziert, die Genauigkeit an allen unseren Veranstaltungsorten verbessert und die Zusammenarbeit mit unseren Partnern deutlich vereinfacht. Vor allem aber konnten wir uns auf die Durchführung eines unvergesslichen Events konzentrieren, anstatt uns mit ungeeigneten Planungstools herumzuschlagen.“
Als die Spiele ins Leben gerufen wurden, waren die Vorteile der Nutzung OnePlan waren unbestreitbar. Die Veranstaltung verlief nicht nur reibungslos an allen Veranstaltungsorten, dank professioneller Pläne, die alle Beteiligten auf dem Laufenden hielten, sondern die Plattform ermöglichte auch erhebliche Kosteneinsparungen. Für Kirsty und ihr Team bedeutete der Verzicht auf teure CAD-Software oder mehrere Tools: OnePlanDas Team-Paket von bot alles, was sie brauchten, in einer kostengünstigen und effizienten Lösung. Wie Kirsty es ausdrückt: „Keine Notwendigkeit, CAD oder andere Software zu kaufen – OnePlan gab uns alles, was wir brauchten, an einem Ort.“
Das Ergebnis
Die Orkney 2025 International Island Games haben gezeigt, was möglich ist, wenn einem engagierten, aber ressourcenbeschränkten Team leistungsstarke Eventplanungssoftware zur Verfügung gestellt wird. OnePlan Es wurden nicht nur Ineffizienzen und Kosten beseitigt, sondern den Beteiligten auch die nötige Klarheit und Zuversicht gegeben, um an den verschiedenen Veranstaltungsorten der Orkney-Inseln eine internationale Veranstaltung von bemerkenswertem Ausmaß durchzuführen.
Mit den Worten von Games Director Kirsty Talbot sprechen die Ergebnisse für sich: „Nutzen Sie es! OnePlan ist ein großartiges Werkzeug. Die Orkney Games waren ein großer Erfolg – über 2,000 Athleten und Funktionäre von 24 Inseln wurden begrüßt – und die Planung verlief dank OnePlan"
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