Der Jockey Club ist Großbritanniens größte Pferderennorganisation und besitzt 15 berühmte Rennbahnen, darunter Cheltenham, Newmarket, Aintree, Heimat des Grand National, und Epsom Derby, Heimat des Derby.
Die Event- und Operationsteams der Epsom Downs Racecourse nutzen OnePlan um das ganze Jahr über mehrere Veranstaltungen zu planen, und befindet sich jetzt im Planungsmodus für das Betfred Derby Festival 2025.
Das Derby ist eines der größten nationalen Sportereignisse Großbritanniens, bei dem über 100,000 Menschen zu den zweitägigen Veranstaltungen nach Epsom Downs kommen und Millionen weitere weltweit vor den Fernsehern zuschauen. Wir sprachen mit Heidi Truman, Abby Pettit und Hannah Carter, um zu erfahren, wie sie große Rennfestivals dank OnePlanSoftware zur Veranstaltungsplanung von .
Von wochenlanger Planung auf wenige Tage
Das Betfred Derby Festival 2025 ist das Highlight des Jahres in Epsom Downs. Eine Veranstaltung dieser Größenordnung erfordert eine präzise und benutzerfreundliche visuelle Planungsplattform, die sicherstellt, dass alle Teams mit denselben, verlässlichen Daten arbeiten. „Früher haben wir Veranstaltungen mit Bildern und Screenshots geplant, die wir in PowerPoint eingefügt und mit roten und weißen Linien versehen haben. Wir haben Luftaufnahmen vom Vorjahr verwendet und die Streckenführung darauf eingezeichnet. Das war sehr simpel“, sagt Abby, Eventmanagerin beim Jockey Club.
„Wir würden nie die tatsächliche Größe der Stätte kennen und könnten die Maße nur schätzen. Auf diese Weise würde es Wochen oder sogar Monate dauern“, fährt sie fort.
Das Epsom Derby findet jedes Jahr im Juni statt und die Planung für die Veranstaltung im darauffolgenden Jahr beginnt im September. Eventmanagerin Hannah Carter sagt OnePlan hat die Art und Weise verändert, wie ihr Team jetzt die Veranstaltung plant: „Bei der alten Methode hätte es wochenlang gedauert, alles zusammenzufügen, es hin und her zu schicken, Änderungen vorzunehmen und wieder von vorne beginnen zu müssen.
"In OnePlan Es ist für unser Team so einfach, Änderungen vorzunehmen. Jetzt können wir in nur wenigen Tagen einen Plan für die Veranstaltung erstellen mit OnePlan und nehmen Sie im Verlauf der Planung kontinuierliche Aktualisierungen vor“, sagt sie. Im Vergleich zu den Wochen oder Monaten, die es früher dauern konnte, ist das eine erhebliche Zeitersparnis für den Jockey Club durch die Nutzung OnePlan.
Ein Live-Masterplan für 6,000 Auftragnehmer
Ein Schlüsselelement im Planungsprozess ist die interne und externe Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Das Event-Team teilt seinen Plan mit anderen operativen Teams im Jockey Club, um Feedback zu erhalten, bevor es ihn mit den Auftragnehmern teilt, um sicherzustellen, dass die Genauigkeit des Plans für den Aufbau der Veranstaltung eingehalten wird.
Heidi Truman, Projektmanagerin beim Jockey Club, sagt, es sei wichtig, dass die Bauunternehmer den Live-Plan sehen, um den Aufbau besser planen zu können: „Für den Aufbau, die Live-Veranstaltung und den Abbau arbeiten rund 6,000 Menschen von 80 Bauunternehmern am Derby. Die Planung in OnePlan Wir verringern unsere Risiken, da wir wissen, dass alle Auftragnehmer nach demselben Plan arbeiten.“
„Es ist ein einziger lebendiger Masterplan – wir behandeln ihn wie das Evangelium der Wahrheit“, fügt sie hinzu.
Abby fährt fort: „Die Weitergabe des Nur-Lese-Links unseres Plans ist eine großartige Möglichkeit, Bauunternehmern und Lieferanten Zugriff darauf zu gewähren. Wir können sie erreichen, alle Änderungen vom letzten Jahr durchgehen und sicherstellen, dass diese in ihre detaillierten Baupläne aufgenommen werden.“
Zonen einzeichnen, Tausende von Objekten und Freigabe einholen
Der Plan des Jockey Clubs für das Betfred Derby Festival 2025 ist unglaublich gründlich, mit über 1,200 Objekten in OnePlan. In Zukunft können sie die Ordnerfunktion nutzen, um diese Objekte nach den verschiedenen Zonen ihres Veranstaltungsortes zu kategorisieren und zu verwalten. Das Veranstaltungsteam kennzeichnet jede Kartenzone durch unterschiedliche Farben, was ihnen dann dabei hilft, bestimmte Bereiche darin zu planen, wie etwa das Tattenham Enclosure, das Lonsdale Enclosure und das Derby Family Festival.
Hannah sagt: „Zonen sind wirklich nützlich für die Planung von Sicherheit und Gesundheitsschutz, da wir über 100,000 Menschen vor Ort in den Anlagen und draußen auf dem Hügel haben. Sie helfen den Sicherheitsteams zu verstehen, wo sie stationiert sind und was die Zuständigkeit jeder Zone ist, und helfen uns zu definieren, was wir in jedem Bereich brauchen. So stellen wir beispielsweise sicher, dass St. John's Ambulance eine Sozialkabine für das Personal, Strom und Toiletten hat. Die Sicherheits- und Gesundheitsschutzteams können dann sagen, wenn etwas auf dem Plan nicht richtig aussieht, und ihn abzeichnen.“
Das Team kann Daten in seinem Plan ganz einfach „verstecken“, je nachdem, mit wem es den Nur-Lese-Link teilt. Abby erklärt: „Es gibt im Wesentlichen zwei verschiedene Versionen des Plans – den Bauplan, der den Bauunternehmern Anweisungen gibt, wohin sie gehen, liefern, absetzen usw. sollen, und den Live-Eventplan, der sich hauptsächlich mit Fußgängerrouten, Punktplänen, temporären Strukturen, Ein- und Ausgängen, Branding und Beschilderung und mehr befasst. Wir versuchen, alles in einem Plan zu überlagern.“
Dazu gehören eine große Anzahl von CCTV-Kameras, Toiletten, Barrieren, Generatoren, Lautsprechern und mehr, alles genau auf dem Plan positioniert.
Optimierung der Planung zukünftiger Veranstaltungen
Durch die Planung mehrerer Veranstaltungen in OnePlankann das Team seine Pläne von Jahr zu Jahr optimieren. Hannah sagt: „Es macht uns als Team bereits effizienter und wir lernen ständig, das volle Potenzial auszuschöpfen.“
„Wir erhalten Feedback von unseren internen und externen Teams, das uns hilft zu überlegen, was wir beim nächsten Mal ändern müssen. Für das Derby haben wir nach der Veranstaltung 2024 Feedback bekommen, beispielsweise zur Auslastung der Toiletten, und das fließt in unsere Planungen für die Veranstaltung 2025 ein.“
Heidi ergänzt: „Ein wichtiger Schritt nach der Veranstaltung ist, dass wir die Ist-Werte aufzeichnen und mit dem Plan vergleichen, damit wir jedes Mal Optimierungen vornehmen können.“
Außerhalb der Renntage nutzt der Jockey Club OnePlan um andere Veranstaltungen zu planen, darunter die Weihnachtseisbahn „Epsom on Ice“. Heidi und das Team können genau planen, indem sie die Eisbahn auf einen festgelegten Umfang beschränken und dann überlegen, was sonst noch in den Raum passt, damit die ganze Familie Spaß haben kann.
„Wir können jetzt den Weg des Kunden durch den gesamten Raum planen, einschließlich der Platzierung von Lebensmittel- und Getränkeverkäufern. Wenn unsere Lieferanten CAD-Dateien haben, können wir sie in OnePlan damit alles zusammen und korrekt ist“, sagt sie.
Der Bau der Eisbahn „Epsom on Ice“ ist im Gange
„Und es hilft bei der Planung der Beschilderung rund um den Parkplatz. Die Eisbahn ist über einen Monat hier und an manchen Abenden veranstalten wir auch Weihnachtsfeiern, was bedeutet, dass wir verschiedene Beschilderungen aktivieren und diese mit unseren Verkehrsmanagementteams teilen müssen. Das alles können wir in OnePlan, und planen Sie die verschiedenen Konfigurationen, die über den gesamten Zeitraum erforderlich sind.“
Bei allen Veranstaltungen und mit den bereits laufenden Planungen für das Betfred Derby Festival 2025 profitiert das Jockey Club-Team von OnePlan Bereitstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit für ihre Veranstaltungen, auf deren Grundlage interne und externe Stakeholder alle auf einer Linie sind. Wie Abby es ausdrückt: „OnePlan ist zu unserer Bibel geworden, die zeigt, wie wir jedes Jahr vorankommen.“
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