Der Funktionsbereich Event Services (EVS) bei Paris 2024 arbeitet eng mit der Abteilung People Management und anderen Funktionsbereichen zusammen, um während der Olympischen und Paralympischen Spiele in diesem Sommer ein hervorragendes Fan-Erlebnis zu gewährleisten.
Wir sprachen mit Orso Porta, Leiter des Event Services bei Paris 2024, darüber, wie dieses zentrale Team die Aktivitäten für die Zuschauer an den Austragungsorten des Wettbewerbs akribisch plant.
„Das Event Services-Team ist als das Gesicht von Paris 2024 bekannt. Wir sind dafür verantwortlich, den Fans an den olympischen und paralympischen Austragungsorten eine einladende und sichere Umgebung zu bieten.“
Er fährt fort: „Unser zentrales Team plant Zuschauerbetreuung an 32 Wettkampfstätten für Paris 2024 sowie die Eröffnungszeremonien für die Olympischen und Paralympischen Spiele.“
Welche Schlüsselrollen übernimmt das Event Services-Team?
An jedem Veranstaltungsort übernimmt EVS fünf wesentliche Aufgaben, um das Fanerlebnis zu verbessern:
- Begrüßen Sie die Fans und sorgen Sie für unvergessliche Momente bei einer Wettkampfsitzung
- Leiten Sie die Fans durch den Vorderbereich eines Veranstaltungsortes. Zuschauer verirren sich oft!
- Versorgen Sie die Fans mit den Informationen, die sie benötigen, um ihre Zeit bei einem Wettkampf optimal zu nutzen
- Unterstützen Sie Fans bei ihren Bedürfnissen, wie z. B. Barrierefreiheit und Mobilitätsunterstützung
- Unterstützen Sie Fans durch Ihre sichtbare Präsenz und helfen Sie ihnen bei der Lösung von Problemen
Wie Event Services verwendet OnePlan für Paris 2024
Eine grundlegende Art und Weise, wie EVS OnePlan steht für die „Punktplanung“. Diese Übung besteht aus der Positionierung von Arbeitskräften und Freiwilligen auf den Veranstaltungsplänen.
Dies ist besonders wichtig, wenn man die Wege der Fans innerhalb und außerhalb der Veranstaltungsorte berücksichtigt. Orso sagt: „Die andere wichtige Art, wie EVS OnePlan besteht darin, die Wege nachzuverfolgen, die die Zuschauer in den Veranstaltungsorten – und in der unmittelbaren Umgebung – nehmen, um zu den Sitzplätzen und Zuschauerbereichen zu gelangen. Die Kenntnis der Wege ermöglicht es dem Team, zu bestimmen, wo die Freiwilligenteams eingesetzt werden und wie die Zuschauerströme geleitet werden sollen.“
Er fügt hinzu: „Wir versetzen uns in die Lage des Zuschauers. Wir beginnen vor dem Eingang zu den Warteschlangen der Ticketkontrollstellen und des Fußgänger-Screening-Bereichs und gehen dann zu den verschiedenen Zuschauersitzen und -bereichen über die verschiedenen Stockwerke, die für Ticketinhaber zugänglich sind.“
Die Veranstaltungsbereiche außerhalb des Stadions oder der Arena selbst sind wichtige Bereiche für die Planung. Orso sagt: „Unsere Punkte, unser Team, werden außerhalb der Veranstaltungsorte platziert – sie unterstützen den sicheren Zuschauerfluss sowie Sicherheits- und Ticketaktivitäten – und natürlich in allen Veranstaltungsorten, auf jeder Etage, wo auch immer sich Ticketinhaber aufhalten.“
Eine massive Verbesserung für die Planung
Wird von 46 Funktionsbereichen des Organisationskomitees zur Planung von 49 Veranstaltungsorten verwendet, OnePlan spart Zeit und reduziert Risiken bei der Planung der Olympischen und Paralympischen Spiele Paris 2024.
„Diese Art der Planung stellt im Vergleich zu früher eine enorme Verbesserung dar“, sagt Orso.
„Es ist jetzt mit einer Echtzeit-GIS-Mapping-Software ausgestattet, in die alle CAD- und Grundrissdateien des Veranstaltungsortes hochgeladen sind, sodass wir die Tausenden von Mitarbeitern und Freiwilligen, die wir brauchen, problemlos positionieren und anzeigen können.“
Orso fasst zusammen: „Wir sparen im Vergleich zur alten Vorgehensweise mit Tabellenkalkulationen und Screenshots enorm viel Zeit.“