Für USA Triathlon (USAT), den nationalen Triathlon-Dachverband der Vereinigten Staaten, ist jede Veranstaltung ein logistisches Puzzle. Anders als bei Stadionsportarten gibt es beim Triathlon keinen festen Austragungsort. Für jedes Rennwochenende muss ein komplettes Spielfeld von Grund auf neu aufgebaut werden – Straßen, Wege und Gewässer.
Zu ihren wichtigsten Veranstaltungen, wie den USA Triathlon Nationals in Milwaukee, kommen über 7,000 Athleten. Es finden parallel verschiedene Rennformate statt, von Jugend- und Junioren-Wettkämpfen bis hin zu Elite-Wettkämpfen und zusätzlichen Disziplinen wie Aquabike oder 5-km-Läufen. Jedes Format erfordert einen eigenen Bereich, der sich über verschiedene Bereiche einer Gastgeberstadt erstreckt.
USAT-Eventmanager Brad drückte es so aus: „Wir fahren nicht einfach zu einem legendären Veranstaltungsort. Wir gestalten diesen legendären Veranstaltungsort selbst. Beim Triathlon baut man das Spielfeld von Grund auf auf Straßen, Wegen und Gewässern – und das erfordert viel Liebe zum Detail.“
Die Herausforderung der Planung mehrerer Standorte und mehrerer Rennen
Die Durchführung von Veranstaltungen dieser Größenordnung erfordert eine sorgfältige Planung über Jahre im Voraus. USAT muss potenzielle Austragungsorte bewerten, die Auswirkungen auf die Gemeinschaft berücksichtigen und mehrere Strecken entwerfen, die gleichzeitig und ohne Konflikte durchgeführt werden können. Wechselzonen, Schwimmausgänge, Bereitstellungsbereiche und Ausstellungsflächen müssen nahtlos ineinandergreifen und gleichzeitig Platz für einen sicheren Fußgängerfluss und Notzugänge lassen.
Jede Entscheidung ist von Bedeutung: ob ein Trail Tausenden von Läufern standhalten kann, wie sich eine 25 Meilen lange Radstrecke auf den Verkehr auswirkt oder wo wichtige Infrastruktur platziert werden sollte, um die Beeinträchtigungen für die Anwohner zu minimieren. Angesichts dieser hohen Anforderungen benötigte USAT eine Planungsplattform, die nicht nur einen, sondern mehrere Veranstaltungsorte verwalten und alle Komponenten präzise zusammenführen konnte.
Warum OnePlan Unverzichtbar geworden
OnePlan bot USAT genau das, was ihnen fehlte: eine Möglichkeit, mehrere potenzielle Austragungsorte mit absoluter Genauigkeit zu planen und zu vergleichen. Wenn neue Städte als Austragungsorte vorgeschlagen werden, kann das Team das Gebiet in OnePlan und sofort verschiedene Konfigurationen testen. Schwimmstarts, Wechselzonen, Registrierungsbereiche und Zugangspunkte können auf dem Bildschirm visualisiert werden, sodass das Team ein realistisches Gefühl dafür bekommt, ob ein Standort funktioniert – noch bevor es den Standort betritt.
Diese Genauigkeit bleibt auch nach der Wahl des Veranstaltungsortes erhalten. Margie, Event-Koordinatorin bei USAT, erklärt: „Wenn ein Ort empfohlen wird, laden wir ihn in OnePlan um zu sehen, wohin Registrierung, Übergänge oder Zugangspunkte führen könnten. So erhalten wir schon vor unserem Besuch einen vollständigen Überblick.“
„Ich stelle alle unsere Zelte auf, beschrifte alles und berechne, wie viele Meter Zaun oder Absperrungen wir brauchen. OnePlan liefert mir echte Zahlen, nicht nur Schätzungen. Das hat uns Zeit und Geld gespart.“
Margie Gronke
Veranstaltungskoordinator, USAT
Von der Städteauswahl bis zur Umsetzung vor Ort
Die Flexibilität von OnePlan Das bedeutet, dass USAT jede Ebene einer Meisterschaft lange vor der ersten Absperrung vorbereiten kann. Mehrere Rennformate werden nebeneinander entworfen, wobei die Layouts an die spezifischen Bedürfnisse von Spitzensportlern, Jugendabteilungen und Altersgruppen angepasst sind. Wechselzonen, Athletenlounges und sogar Schwimmausstiegsrampen werden bis ins kleinste Detail geplant, um einen reibungslosen Ablauf zwischen den Austragungsorten zu gewährleisten.
Infrastruktur ist ein weiteres wichtiges Element. Margie verlässt sich auf OnePlan um die genaue Menge an Zäunen, Fahrradständern, Zelten und Absperrungen zu berechnen. „Ich stelle alle unsere Zelte auf, beschrifte alles und berechne, wie viele Meter Zaun wir brauchen“, sagte sie.OnePlan liefert mir echte Zahlen, keine Schätzungen. Das hat uns Zeit und Geld gespart.“
Wenn wir einen Standort erkunden und dann zur Planung zurückkehren OnePlanDie Kartierung ist aktuell, detailliert und spiegelt das wider, was wir tatsächlich vor Ort gesehen haben. Das spart uns viel Zeit
Brad Hildebrant
Eventmanager, USAT
Diese Präzision überträgt sich auf die Anbieter und Auftragnehmer, die diese Pläne zum Leben erwecken. Anstatt Screenshots oder PDF-Layouts auszutauschen, bietet USAT nun Live-Zugriff auf seine OnePlan Karten. Händler können sich einloggen, in ihren jeweiligen Bereich hineinzoomen und genau sehen, welche Zeltgröße oder Zaunlänge benötigt wird und wo sie hingehört. „Das ist etwas, das sie wirklich schätzen“, bemerkte Margie. „Sie können es sich beim Aufbau ansehen und den Wegen genau folgen.“
Wenn das Team eine Woche vor dem Renntag vor Ort eintrifft, ist der Plan bereits so präzise, dass kaum noch Änderungen nötig sind. Sogar die Platzierung der Sattelschlepper auf dem Gelände ist bereits im Voraus geplant. OnePlan„Wir konnten die Kontaktpunkte wirklich eliminieren“, erklärte Brad. „Mit OnePlan„Dank der Genauigkeit von müssen wir vor Ort weniger Dinge bewegen. Das spart Zeit, reduziert die körperliche Belastung und hilft uns letztendlich, eine bessere Veranstaltung zu produzieren.“
Zusammenarbeit leicht gemacht
Bei Veranstaltungen dieser Größenordnung ist eine klare Kommunikation mit den Beteiligten genauso wichtig wie die Gestaltung des Geländes selbst. USA Triathlon arbeitet mit Dutzenden externer Partner zusammen – Anbietern, Auftragnehmern und internationalen Dachverbänden – von denen jeder seine eigenen Anforderungen hat. OnePlanDie Freigabefunktionen von haben die Zusammenarbeit dieser Gruppen verändert.
Anstatt endlos Screenshots oder PDFs hin und her zu schicken, gewährt USAT seinen Partnern jetzt nur Lesezugriff auf ihre Live-Eventpläne. Anbieter können sich einloggen und genau sehen, welche Zeltgröße sie aufbauen müssen, wo es platziert werden soll und wie die umgebende Infrastruktur dazu passt. „Anstatt Screenshots oder PDFs zu senden, gewähre ich den Anbietern nur Lesezugriff“, erklärt Margie. „Sie können genau sehen, wo das Zelt platziert werden muss, welche Größe es hat, und beim Aufbau dem Plan folgen.“
Dieselbe Klarheit gilt auch für globale Partner wie World Triathlon, die bei Elite-Events strenge Layout-Standards durchsetzen. „Sie legten großen Wert auf die Abstände zwischen den Fahrradständern“, erinnerte sich Brad. „Mithilfe OnePlan„Mit dem Fahrradständer-Symbol konnten wir alles genau platzieren und an die Person übergeben, die den Wechsel durchführt.“
Diese Echtzeit-Zusammenarbeit beseitigte nicht nur Verwirrung, sondern stärkte auch das Vertrauen aller Beteiligten, dass jedes Detail korrekt und aufeinander abgestimmt war. Ob Zaunbauer, Zeltanbieter oder internationaler Partner – alle arbeiteten nach demselben präzisen Plan.
Auswirkungen auf die gesamte Organisation
Der Erfolg OnePlan Die neue Technologie des Veranstaltungsteams erregte schnell die Aufmerksamkeit anderer Abteilungen bei USA Triathlon. Das Partnerschaftsteam nutzte sie, um Expo-Zonen und Aktivierungen zu planen, und Grafikdesigner erstellten anhand der Pläne hochdetaillierte Streckenpläne. Sogar Rennleiter außerhalb der nationalen Meisterschaften begannen, direkt in den USA mit neuen Formaten zu experimentieren. OnePlan, und verwenden Sie es, um Layouts mühelos zu visualisieren und anzupassen.
Was als Betriebstool begann, hat sich zu einer gemeinsamen Plattform für die gesamte Organisation entwickelt – eine Plattform, die die Zusammenarbeit verbessert, die Genauigkeit erhöht und letztendlich die Qualität jeder von USAT durchgeführten Veranstaltung steigert.
Ein strategisches Tool für die Planung mehrerer Standorte
Für USA Triathlon, OnePlan ist weit mehr als nur ein Mapping-Tool geworden. Es ist ein strategisches Hilfsmittel, das es ihnen ermöglicht, neue Austragungsorte sicher zu bewerten, mehrere Rennformate harmonisch zu gestalten und wochenlange komplexe Logistik präzise und einfach zu koordinieren.
Brad fasste zusammen: „Mit weniger Berührungspunkten, mehr Genauigkeit und besserer Koordination OnePlan ist für die Planung und Durchführung nationaler Triathlonmeisterschaften von entscheidender Bedeutung geworden.“
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