In der Stadt Greater Dandenong, südöstlich von Melbourne, Australien, veranstaltet das Festivals and Events-Team Gemeinschaftsveranstaltungen und Feiern. Mit einem 5-köpfigen Team sind sie für die Planung und Durchführung dynamischer Veranstaltungen verantwortlich, die sowohl lokale als auch regionale Massen anziehen.
Das Festival- und Veranstaltungsteam organisiert eine Vielzahl von Veranstaltungen, vom Keysborough Big Picnic, das rund 7,500 Teilnehmer anzieht, bis zum großen Springvale Snow Fest, das bis zu 33,000 Teilnehmer anzieht. Das Veranstaltungsangebot ist vielfältig und reicht von Preisverleihungen, Filmvorführungen bis hin zu festlichen Feierlichkeiten wie Weihnachtsliedern und Silvesterfeuerwerk.
Was erfolgreiche Events erfordern
Die Planung von Veranstaltungen dieser Größenordnung erfordert eine sorgfältige Koordination mit mehreren Beteiligten. Das Team arbeitet eng mit verschiedenen Ratsabteilungen zusammen, darunter unter anderem Verkehrs- und Transportmanagement, Umweltgesundheit, Gebäudetechnik sowie Risiko- und Notfallmanagement. Auch externe Partner wie die Victoria Police, die Country Fire Authority und örtliche Gemeinschaftsorganisationen sind für den Erfolg der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.
Für Patrick Mageean, den Festival- und Veranstaltungsbeauftragten, und sein Team hängt der Erfolg einer Veranstaltung nicht nur von der Besucherzahl ab. Es geht darum, gesetzte Ziele zu erreichen, positives Feedback von den Teilnehmern zu erhalten, Verbesserungen gegenüber den vorherigen Veranstaltungen zu erzielen und die Zufriedenheitsrate von Anbietern, Partnern und Sponsoren zu erhöhen. Regelmäßiges Feedback und Benchmarking mit anderen Veranstaltungsplanungseinheiten im Großraum Melbourne helfen ihnen, innovativ zu bleiben und auf die Bedürfnisse der Gemeinschaft einzugehen.
„Hohe Besucherzahlen sind wichtig. Es soll eine gute Investition sein und der Region Vorteile bringen, aber man möchte die Veranstaltungen auch Jahr für Jahr ausbauen“, so Patrick Mageen über erfolgreiche Veranstaltungen. „Bei unserer Veranstaltungsplanung setzen wir uns Ziele, die wir erreichen wollen. Sei es die Einbindung von fünf verschiedenen Kulturgruppen, sechs verschiedenen Unternehmen oder acht verschiedenen Gemeindeorganisationen. Denn das ist es, was der Gemeinde wirklich etwas zurückgibt.“
Das Greater Dandenong-Team betont außerdem die Bedeutung von Umfragen und Stakeholder-Feedback für die Bewertung des Veranstaltungserfolgs. „Wir beurteilen dies auch anhand von Umfragen am Tag und allgemeinem Feedback aller unserer Stakeholder, wie engagiert sie an der Veranstaltung waren und ob es ihnen Spaß gemacht hat.“ Die Rückmeldungen zu vielen unserer Veranstaltungen liegen bei über 90 %.“
Herausforderungen bei der Planung kommunaler Veranstaltungen
Vor der Adoption OnePlan, verwendete das Team Tools wie Microsoft Word oder PDFs mit Bildern des Veranstaltungsortes, in die es Symbole einfügte, um die Infrastruktur zu kennzeichnen. Mit diesen Methoden stand das Team vor zahlreichen Herausforderungen:
Veraltete und ungenaue Karten:
Die von ihnen verwendeten Lagepläne zeigten nicht die neuesten Änderungen und enthielten häufig Funktionen oder Infrastruktur, die nicht mehr vorhanden waren oder sich geändert hatten.
Schwierigkeiten bei einer nicht maßstabsgetreuen Karte:
Es ist schwierig zu wissen, was auf dem Veranstaltungsgelände am besten passt. Die benötigte Infrastruktur präzise zu platzieren, war ohne zahlreiche Ortsbesichtigungen schwierig, was zu zusätzlichen Kosten und Verzögerungen führte.
Unfähigkeit, Notfallorte klar zu kennzeichnen:
Mit den bisherigen Planungsmethoden gab es keine Möglichkeit, die Standorte wichtiger Veranstaltungsbereiche wie den Punkt „Lost Child“, die Veranstaltungskontrolle, die Erste Hilfe, Zufahrtswege für Fahrzeuge und Evakuierungsbereiche, die für die Sicherheit und Sicherheit von entscheidender Bedeutung sind, genau zu markieren operativen Erfolg.
Nicht spezialisierte Tools zur Veranstaltungsplanung:
Kleinere Anpassungen in den Layout-Planungstools, wie etwa das Verschieben kleiner Objekte in Microsoft Word, könnten zu Störungen und Inkonsistenzen im gesamten Dokument führen und den Planungsprozess erschweren.
COHO Expo bei der OnePlan Kommt herein
Die Stadt Greater Dandenong erkannte, dass traditionelle Methoden der Veranstaltungsplanung in unserer digitalen Welt veraltet waren und suchte nach einer innovativen Möglichkeit, ihre Veranstaltungen zu planen. OnePlan veränderte die Art und Weise, wie der Stadtrat von Dandenong seine Veranstaltungen plante und durchführte.
Insgesamt hat das Veranstaltungsteam durch den Einsatz Zeit und Geld gespart OnePlan. Die Plattform bot:
- Genaue und aktuelle Lagepläne, Sparen Sie Geld, indem Sie präzise Platzierungen und GPS-Punkte für die notwendige Infrastruktur sicherstellen.
- A deutliche Reduzierung der Häufigkeit der Besuche vor OrtSo bleibt Zeit für andere wichtige Aufgaben.
- Verbesserte Stakeholder-Beziehungen, wobei die Auftragnehmer die Klarheit der bereitgestellten Lagepläne zu schätzen wissen.
- Verbesserte Koordination mit Rettungsdiensten, insbesondere bei der Planung und Durchführung sicherer Feuerwerksvorführungen.
„Wir haben verwendet OnePlan „Wir haben uns im letzten Jahr sehr wohl gefühlt, und es hat wirklich geholfen“, sagte Patrick. Ein großartiges Tool, das wir verwendet haben, ist die Zoneneinteilung, da diese Karten an alle unsere Auftragnehmer und Standbesitzer gehen und sogar eine Version der Karte an die Öffentlichkeit geht.“
Das Team hat auch darin einen Mehrwert gefunden OnePlanDie intelligenten Rechnertools von , wie z. B. das Messen einer Fläche.
„Für unser Silvesterfeuerwerk mussten wir eine sichere Sperrzone einrichten, und OnePlanDas Messwerkzeug von war von unschätzbarem Wert. Es erspart uns zahlreiche Besuche vor Ort oder die Verwendung ungenauer Karten.“
Patrick Mageean
Festival- und Veranstaltungsbeauftragter der Stadt Greater Dandenong
Die nächste große Veranstaltung in ihrem Kalender, das Springvale Snow Fest, ist eine ganztägige Veranstaltung mit Schneespielplätzen inklusive echtem Schnee vom Mt. Bullet, Feuerwerk und einem lebendigen Bühnenprogramm. Die Planung dieser komplexen Veranstaltung wurde mit vereinfacht OnePlanDies ermöglicht es dem Team, die Logistik effizient zu verwalten und allen Teilnehmern ein spektakuläres Erlebnis zu bieten.
Bessere Eventplanung
Nachdenken über ihre OnePlan Reise, teilt Patrick Mageean mit: „OnePlan kann man getrost als den Traum eines jeden Veranstaltungsplaners bezeichnen. Sie haben alle Werkzeuge, um Ihre Veranstaltung übersichtlich darzustellen – bessere Lagepläne werden in kürzerer Zeit erstellt und Sie haben mehr Zeit, den Wow-Effekt zu erzeugen!“
OnePlan hat die Veranstaltungsplanung im Stadtrat von Greater Dandenong verändert und ein neues Standardtool für die Planung festgelegt. Adoptieren OnePlan von der Festival- und Veranstaltungsabteilung des Stadtrats von Dandenong veranschaulicht einen zukunftsorientierten Ansatz bei der Planung von Gemeinschaftsveranstaltungen. Durch den Einsatz innovativer Tools steigerte das Team nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern verbesserte auch das Community-Erlebnis und machte jede Veranstaltung sicher und erfolgreich.