Halloween Town é um evento comunitário anual que acontece em Eagle Mountain City, Utah, convidando empresas locais a participar, montando estandes decorados de forma criativa para o Halloween e distribuindo doces e guloseimas para as crianças locais. O evento de um dia reúne 3,000 pessoas anualmente, enquanto os moradores locais desfrutam de doces ou travessuras, um zoológico, um show de carros e apresentações de companhias de dança locais da comunidade.
Conversamos com Dawn Hancock, gerente de eventos de Eagle Mountain City, que descobriu OnePlan depois de ficar frustrado com softwares projetados exclusivamente para locais internos com recursos limitados.
Passando de um planejamento desorganizado para um planejamento preciso
Antes OnePlan, Dawn teve que contar com ferramentas não especializadas e não colaborativas. Isso não só era demorado e tedioso, mas ela sentia que o layout muitas vezes parecia pouco profissional.
Dawn diz: “Antes de descobrir OnePlan, meu processo envolveu capturar uma captura de tela do meu parque usando o Google Maps e depois importá-la para o Publisher para começar a criar o layout do meu evento. No entanto, encontrei vários desafios com esta abordagem.”
Durante o planejamento do evento, Dawn colaborava com cerca de 30 a 40 fornecedores, causando-lhe um estresse significativo. Ela menciona o impacto que isso teve em seus eventos.
“Eu me pergunto como caberíamos todas essas pessoas no espaço disponível. Às vezes superlotávamos a área, resultando em desorganização, ou ela ficaria vazia se eu tivesse que limitar as inscrições por questões de espaço.”
Ela continua: “Agora posso determinar com precisão quantos fornecedores podemos acomodar e organizar suas configurações de maneira ideal”.
Felizmente, Dawn obteve benefícios instantâneos ao usar OnePlan e me apaixonei pelo software que poderia acomodar layouts de eventos em um parque ao ar livre. “Acho extremamente valioso poder criar o layout do meu evento em escala usando OnePlan," ela diz.
“Esse recurso é revolucionário porque me fornece um conhecimento preciso do espaço disponível e também posso trabalhar em uma imagem atualizada do parque. Aprecio especialmente os ícones das tendas, as áreas sem fronteiras, os vários caminhos para caminhar e dirigir e a opção de rotular os ícones – apenas para destacar algumas das ferramentas fantásticas à minha disposição.”
Orgulhando-se da nova qualidade dos planos do local
Elaborar planos de eventos profissionais para compartilhar com suas partes interessadas, vendedores, fornecedores e participantes pode parecer assustador. Com OnePlanrecursos atualizados de mapeamento GIS e nosso recurso de exportação de apresentação criar planos profissionais nunca foi tão fácil. Isso significa que o plano do evento Halloween Town pode ser compartilhado com as partes interessadas locais, exportando uma apresentação do plano por meio de 'capturas de tela' de cada visualização do layout.
"OnePlan simplifica o processo, mas também eleva o padrão de profissionalismo, qualidade e detalhes no planejamento do local."
Amanhecer Hancock
Gerente de eventos, Eagle Mountain City
Com OnePlan, Dawn se sente mais confiante ao apresentar seu evento à comunidade. Ela diz, "OnePlan aumentou significativamente a minha confiança na aparência dos meus layouts, permitindo-me criar um design abrangente que inclui os elementos que necessito.”
“Já se foram os dias de criação de layouts separados para bombeiros, polícia, instalações e outros departamentos. Agora posso criar um layout único e abrangente que apresento com orgulho em reuniões envolvendo todas as partes relevantes”, continua Dawn.
Uma economia de tempo de 70% graças a OnePlan
Planejar um evento com métodos tradicionais e desatualizados é demorado e caro. Dawn costumava fazer mapas separados para cada um de seus fornecedores, instalações e funcionários, mas agora ela coloca todos no mesmo mapa e distribui o plano com facilidade.
“Costumava levar cerca de 8 a 10 horas para um evento maior. Isso implica a criação de vários mapas diferentes para diferentes partes interessadas. Agora posso criar um mapa completo para todos em apenas algumas horas”, diz ela.
“Planejo mais de 20 eventos por ano. eu estarei usando OnePlan exclusivamente e com muito mais detalhes daqui em diante.”
Isso significa que Eagle Mountain City conseguiu uma enorme economia de tempo de 70% , permitindo que Dawn dedique mais tempo a outras partes do seu processo de planejamento de eventos.
A eficiência de tempo da Dawn levou a uma estimativa 5x Retorno do Investimento no mensal OnePlan gastar. Ela diz: “É seguro dizer que usar OnePlan nos economiza milhares de dólares. "
Dawn e a equipe de Eagle Mountain City se juntam a outros planejadores de eventos, incluindo Silverstone, Turnê da Grã-Bretanha, Maratona de Beirute e muitos outros que experimentam eficiência de tempo, economia de custos e retorno saudável do investimento usando OnePlan.
Um plano abrangente para compartilhar com a equipe e os fornecedores
Colaborar com sua equipe, fornecedores e governança local é crucial para a execução de um evento de sucesso. Dawn descreveu seu processo de compartilhar conosco dizendo: “Durante as reuniões, teríamos que discutir o evento página por página. Agora, crio um mapa abrangente que abrange todo o evento, acomodando todas as partes interessadas.”
“Posso então compartilhar esse layout único por e-mail e responder a quaisquer dúvidas ou preocupações que surjam de maneira mais eficiente.”
Com OnePlanlinks somente para visualização e gestão de fornecedores ferramentas, os planejadores de eventos podem agilizar o processo de comunicação. O link somente visualização oferece aos planejadores a capacidade de gerar um link compartilhável somente visualização para o seu plano de evento, para que qualquer pessoa possa abri-lo sem precisar de um OnePlan faça login ou seja capaz de modificar seus planos de eventos.
O uso dos recursos de gerenciamento de fornecedores permite que os planejadores de eventos insiram informações sobre cada objeto colocado, como nome do fornecedor, custo, disponibilidade, requisitos de energia e muito mais.
Esses recursos ajudam Dawn e sua equipe a trabalhar em estreita colaboração com o departamento de parques, empresas locais, escolas locais, a Câmara de Comércio e grandes corporações (incluindo a Meta). Ela achou fácil compartilhar com as autoridades locais e sua equipe, dizendo: “Os recursos abrangentes oferecidos pelo OnePlan me permita ilustrar com precisão o posicionamento de todos os componentes do evento, aprimorando meu processo de planejamento.”
Dawn acrescenta: “Isso também garante que eu possa fornecer documentação detalhada para fins de licenciamento, facilitando um processo de aprovação mais tranquilo e ágil com as autoridades relevantes.”
"Graças a OnePlan, posso entregar consistentemente layouts de eventos excepcionais e visualmente atraentes que não apenas atendem, mas muitas vezes excedem as expectativas de minha equipe, fornecedores e partes interessadas.”
Amanhecer Hancock
Gerente de eventos, Eagle Mountain City
A experiência da Eagle Mountain City usando OnePlan mostra a importância de usar um software completo e completo para planejar eventos. Com OnePlan, Dawn e sua equipe conseguem mapear com facilidade e precisão o layout do evento e compartilhá-lo entre diferentes departamentos e parceiros. Comece a planejar seu próximo evento e inscreva-se gratuitamente hoje mesmo!