Na cidade de Greater Dandenong, sudeste de Melbourne, Austrália, a equipe de Festivais e Eventos organiza eventos e celebrações comunitárias. Com uma equipe de 5 integrantes, são responsáveis pelo planejamento e execução de eventos dinâmicos que atraem públicos locais e regionais.
A equipe de Festivais e Eventos organiza uma variedade de eventos, desde o Keysborough Big Picnic, atraindo cerca de 7,500 participantes, até o grande Springvale Snow Fest, que atrai até 33,000 participantes. A gama de eventos é diversificada, incluindo cerimônias de premiação, exibição de filmes e celebrações festivas como canções de Natal e fogos de artifício na véspera de Ano Novo.
O que os eventos de sucesso exigem
O planejamento de eventos nesta escala envolve uma coordenação meticulosa com múltiplas partes interessadas. A equipa colabora estreitamente com vários departamentos municipais, incluindo Gestão de Trânsito e Transportes, Saúde Ambiental, Serviços Prediais e Gestão de Riscos e Emergências, entre outros. Parceiros externos como a Polícia de Victoria, a Autoridade de Bombeiros do País e organizações comunitárias locais também são essenciais para o sucesso do evento.
Para Patrick Mageean, Diretor de Festivais e Eventos e sua equipe, o sucesso de um evento não depende apenas do número de participantes. Trata-se de atingir os objetivos definidos, receber feedback positivo dos participantes, entregar melhorias em relação aos eventos anteriores e o índice de satisfação de fornecedores, parceiros e patrocinadores. Feedback regular e benchmarking com outras unidades de planejamento de eventos na Grande Melbourne os ajudam a permanecer inovadores e receptivos às necessidades da comunidade.
“Você quer ter um alto índice de público. Você quer que seja um bom investimento e traga benefícios para a região, mas também quer que os eventos sejam realizados ano após ano”, disse Patrick Mageen sobre eventos de sucesso. “Em nosso planejamento de eventos, definimos uma série de metas que queremos atingir, seja engajar cinco grupos culturais diferentes, seis empresas diferentes ou oito organizações comunitárias diferentes, porque é isso que realmente retribui à comunidade.”
A equipe da Grande Dandenong também enfatiza a importância das pesquisas e do feedback das partes interessadas na avaliação do sucesso do evento. “Avaliamos isso também por meio de pesquisas realizadas no dia e do feedback geral de todos os nossos stakeholders, o quão engajados eles estavam no evento e se gostaram dele. O feedback sobre muitos dos nossos eventos está na casa dos 90%.
Desafios no planejamento de eventos governamentais locais
Antes de adotar OnePlan, a equipe utilizou ferramentas como Microsoft Word ou PDFs com imagens do local do evento onde adicionariam símbolos para marcar a infraestrutura. A equipe enfrentou vários desafios com estes métodos:
Mapas desatualizados e imprecisos:
Os planos de site usados não mostravam as mudanças mais recentes, muitas vezes incluindo recursos ou infraestrutura que não existiam mais ou que haviam sido alterados.
Dificuldade em ter um mapa que não esteja em escala:
É difícil saber o que se encaixa no local do seu evento. Posicionar com precisão a infraestrutura necessária para o evento foi complicado sem realizar muitas visitas ao local, o que gerou custos extras e atrasos.
Incapacidade de marcar claramente locais de emergência:
Com as formas anteriores de planejamento, não havia como marcar com precisão os locais das principais áreas do evento, como o ponto de criança perdida, controle de eventos, primeiros socorros, rotas de acesso de veículos e áreas de evacuação de emergência, que são essenciais para a segurança e sucesso operacional.
Ferramentas não especializadas de planejamento de eventos:
Pequenos ajustes nas ferramentas de planejamento de layout, como mover pequenos objetos no Microsoft Word, podem causar interrupções e inconsistências em todo o documento, complicando o processo de planejamento.
Onde OnePlan Entra
A cidade da Grande Dandenong reconheceu que os métodos tradicionais de planeamento de eventos estavam a tornar-se obsoletos no nosso mundo digital e procurava uma forma inovadora de planear os seus eventos. OnePlan transformou a forma como a Câmara Municipal de Dandenong planejou e executou seus eventos.
No geral, a equipe de Eventos economizou tempo e dinheiro usando OnePlan. A plataforma forneceu:
- Planos de site precisos e atualizados, economizando dinheiro garantindo posicionamentos precisos e pontos de GPS para a infraestrutura necessária.
- A redução significativa na frequência de visitas ao local, liberando tempo para outras tarefas críticas.
- Relacionamentos aprimorados com as partes interessadas, com os empreiteiros apreciando a clareza dos mapas do local fornecidos.
- Melhor coordenação com serviços de emergência, particularmente no planejamento e execução de exibições seguras de fogos de artifício.
“Nós usamos OnePlan no ano passado e tem sido muito benéfico”, disse Patrick. Uma ótima ferramenta que usamos é o zoneamento de áreas, já que esses mapas vão para todos os nossos empreiteiros e feirantes, e até mesmo uma versão do mapa vai para o público.”
A equipe também encontrou valor em OnePlanferramentas de calculadora inteligente, como medir uma área.
“Para os fogos de artifício da véspera de Ano Novo, precisávamos estabelecer uma zona de exclusão segura e OnePlanA ferramenta de medição de foi inestimável. Isso nos salvou de fazer inúmeras visitas ao local ou de usar mapas imprecisos.”
Patrick Mageean
Oficial de festivais e eventos, cidade da Grande Dandenong
O próximo grande evento em seu calendário, o Springvale Snow Fest, é um evento que dura o dia todo, com áreas de recreação na neve completas com neve real transportada do Monte. Bullet, fogos de artifício e um programa de palco vibrante. O planejamento deste evento complexo ficou mais fácil com OnePlan, permitindo que a equipe gerencie a logística com eficiência e garanta uma experiência espetacular para todos os participantes.
Melhor planejamento de eventos
Refletindo sobre seus OnePlan jornada, Patrick Mageean compartilha: “OnePlan pode ser facilmente descrito como o sonho de qualquer organizador de eventos. Você tem todas as ferramentas para exibir seu evento com clareza – melhores plantas do local são criadas em menos tempo, com mais tempo disponível para criar o fator surpresa!”
OnePlan transformou o planejamento de eventos na Câmara Municipal da Grande Dandenong, estabelecendo uma nova ferramenta padrão a ser usada em seu planejamento. Adoção OnePlan pela Unidade de Festivais e Eventos da Câmara Municipal de Dandenong ilustra uma abordagem inovadora para o planejamento de eventos comunitários. Ao utilizar ferramentas inovadoras, a equipa não só melhorou a eficiência operacional, mas também melhorou a experiência da comunidade, tornando cada evento seguro e bem-sucedido.
Comece a planejar seu próximo evento e inscreva-se gratuitamente hoje mesmo!