De International Island Games zijn een tweejaarlijks multisportevenement dat atleten van eilandstaten en -gebieden van over de hele wereld samenbrengt. De Spelen worden vaak omschreven als een 'mini-Olympische Spelen' voor eilandgemeenschappen.
In 2025 werd Orkney voor het eerst de trotse gastheer van de Spelen, met deelnemers van meer dan 20 eilanden die deelnamen aan 12 verschillende sporten. Voor de lokale gemeenschap was dit een unieke kans om de cultuur en gastvrijheid van Orkney op het wereldtoneel te laten zien.
Vanaf het moment dat de Spelen werden aangekondigd, was het duidelijk dat dit het meest ambitieuze evenement ooit op de eilanden zou worden. De Orkney 2025 International Island Games, verspreid over meerdere locaties en met grootschalige openings- en sluitingsceremonies, waren meer dan alleen een sportfestival – ze markeerden een bepalend moment in de geschiedenis van Orkney.
Centraal stond Games Director Kirsty Talbot , die leiding gaf aan een klein kernteam van slechts drie betaalde medewerkers, belast met de organisatie van een evenement van buitengewone omvang. "Het was het grootste evenement dat Orkney ooit had gezien", herinnert ze zich. "En met zo'n klein team hadden we tools nodig die ons in staat stelden om op een wereldwijd podium te presteren."
Voor OnePlan: Plannen met PowerPoint
De Spelen brachten aanzienlijke planningsproblemen met zich mee. Meerdere locaties moesten tegelijkertijd worden gecoördineerd, er moest rekening worden gehouden met de infrastructuurvereisten voor een breed scala aan sporten, en partnerorganisaties – waaronder de Orkney Islands Council, EventScotland en sportscotland – hadden gedurende het hele planningsproces regelmatige updates en input nodig.
Wat de zaken nog complexer maakte, was dat ze geen gespecialiseerde software voor evenementenplanning hadden. "We probeerden in feite de omvang van een kleine Olympische Winterspelen te plannen met behulp van PowerPoint", zegt Kirsty. "Dat was gewoon niet vol te houden." Het gebrek aan nauwkeurige visualisatietools vertraagde het proces, bemoeilijkte de samenwerking en maakte het moeilijk om belanghebbenden de duidelijkheid en het vertrouwen te geven die ze nodig hadden.
De overgang naar OnePlan
Omdat het Orkney Games-team de behoefte aan een slimmere, professionelere aanpak onderkende, wendde het zich tot OnePlan En de verandering was onmiddellijk merkbaar. Twee belangrijke medewerkers werden de primaire gebruikers, die regelmatig de plannen bijwerkten en deelden met locaties en partnerorganisaties. In plaats van statische PowerPoint-dia's beschikte het team nu over nauwkeurige, interactieve lay-outs die konden worden geëxporteerd als PNG's of gedeeld als links om alleen te bekijken, zodat iedereen toegang had tot dezelfde betrouwbare informatie.
De samenwerking met belanghebbenden verliep merkbaar soepeler. "Met de betrokkenheid van organisaties zoals Orkney Islands Council, EventScotland en sportscotland was het essentieel om duidelijke en consistente plannen te kunnen delen. OnePlan "We hebben ervoor gezorgd dat iedereen eenvoudig toegang had tot de informatie die ze nodig hadden, en het hebben van nauwkeurige, professionele beelden maakte echt het verschil voor onze stakeholders", legt Kirsty uit.
Praktische voordelen in actie
Gedurende de plannings- en leveringsfasen, OnePlan werd de ruggengraat van de operatie. Locatieteams en bouwploegen vertrouwden op geëxporteerde PNG's om ervoor te zorgen dat de plattegronden accuraat en up-to-date waren. Het platform maakte ook een einde aan de noodzaak om te investeren in dure CAD-software, met OnePlan in plaats daarvan zorgden we ervoor dat iedereen in Kirsty's kleine team eenvoudig in real-time kon plannen.
Eén ding viel op. "De calculator voor voetgangersbarrières was echt magisch", zegt Kirsty. "Het maakte bestellen zoveel gemakkelijker." Wat anders een complexe en tijdrovende taak zou zijn geweest, was nu snel, nauwkeurig en kosteneffectief, wat het team zowel geld als stress bespaarde.
Voor een kleine staf die op de grenzen van hun capaciteit werkte, waren deze efficiëntieverbeteringen een ware transformatie. Kirsty zei: "OnePlan heeft ons zoveel voordelen opgeleverd: het bespaarde ons tijd, verminderde het aantal locatiebezoeken dat we nodig hadden, verbeterde de nauwkeurigheid op al onze locaties en maakte de samenwerking met onze partners veel gemakkelijker. Het belangrijkste was dat we ons konden concentreren op het organiseren van een onvergetelijk evenement in plaats van te worstelen met planningstools die niet geschikt waren voor het beoogde doel.
Tegen de tijd dat de Spelen tot leven kwamen, waren de voordelen van het gebruik ervan OnePlan waren onmiskenbaar. Niet alleen verliep het evenement soepel op alle locaties met professionele plannen die iedereen op één lijn hielden, maar het platform leverde ook aanzienlijke kostenbesparingen op. Voor Kirsty en haar team betekende het vermijden van dure CAD-software of meerdere tools OnePlanHet Team-pakket bood alles wat ze nodig hadden in één betaalbare, efficiënte oplossing. Zoals Kirsty het zegt: "Je hoeft geen CAD- of andere software te kopen – OnePlan gaf ons alles wat we nodig hadden op één plek.”
De uitkomst
De Orkney International Island Games 2025 lieten zien wat er mogelijk is als krachtige software voor evenementenplanning in handen wordt gegeven van een toegewijd, maar team met beperkte middelen. OnePlan niet alleen werden inefficiënties en kosten weggenomen, maar kregen belanghebbenden ook de duidelijkheid en het vertrouwen die nodig waren om een internationaal evenement van opmerkelijke omvang op de diverse locaties van Orkney te organiseren.
Volgens Games Director Kirsty Talbot spreken de resultaten voor zich: “Gebruik het! OnePlan is een geweldig hulpmiddel. De Orkney Games waren een enorm succes – er waren meer dan 2,000 atleten en officials van 24 eilanden aanwezig – en de planning verliep veel soepeler dankzij OnePlan. '
Plan uw evenementen op meerdere locaties efficiënter, met maximaal 50 objecten per evenement in uw gratis abonnement.