L'RBC Heritage Presented by Boeing è uno degli eventi più celebri del PGA Tour. Si svolge ogni aprile presso l'Harbour Town Golf Links di Hilton Head Island, nella Carolina del Sud, e accoglie circa 120,000 spettatori durante la settimana del torneo. Dietro a tutto ciò c'è la Heritage Classic Foundation, un piccolo team responsabile della pianificazione e della realizzazione di ogni aspetto di uno degli eventi golfistici più complessi dal punto di vista logistico.
A differenza di molti grandi eventi sportivi, l'RBC Heritage non si svolge in un unico impianto all'aperto. L'Harbour Town Golf Links è un campo da golf che si snoda all'interno di un quartiere residenziale, con case che costeggiano ogni buca su entrambi i lati. Ciò crea una sfida di pianificazione unica, che richiede che infrastrutture, spazi di accoglienza, servizi, impianti di trasmissione e aree operative siano posizionati con cura all'interno di un'area limitata e in continua evoluzione.
Come spiega Caden Janzen, coordinatore delle operazioni presso la Heritage Classic Foundation, "non abbiamo necessariamente la tipica area aperta di un campo da golf. Siamo un campo da golf con case su entrambi i lati di ogni singola buca", afferma, "e quindi, quando si tratta di allestire strutture e tutto il resto, può essere un po' più complicato".
La portata di questa sfida è considerevole. Ogni anno, la Fondazione costruisce poco meno di 200,000 piedi quadrati di strutture temporanee lungo il percorso, l'equivalente di oltre tre campi da football americano e mezzo. Il processo di costruzione dura quattro mesi, mentre un team permanente di soli 14 dipendenti si espande fino a circa 2,000 persone durante la settimana del torneo, tra cui circa 1,800 volontari e decine di appaltatori e fornitori specializzati.
Il coordinamento di tale livello di attività richiede più di semplici piani dettagliati. Richiede un'unica fonte di verità che possa essere facilmente condivisa tra team interni, fornitori, autorità e stakeholder commerciali, e questo ruolo è ora ricoperto da OnePlan.
La sfida
Prima dell'adozione OnePlanLe informazioni relative alla pianificazione erano sparse in numerosi disegni CAD, immagini e documenti. Per un team in cui tutti erano responsabili dell'intera struttura, questa frammentazione creava continui attriti nel mantenere i piani allineati e aggiornati.
Caden descrive chiaramente la realtà, affermando: "Io tocco ogni centimetro quadrato del campo. Il mio capo tocca ogni centimetro quadrato del campo. Il nostro team di vendita tocca ogni centimetro quadrato del campo", aggiungendo che "siamo tutti coinvolti in ogni aspetto".
"Prima OnePlan"Sembrava di dover gestire un milione di file separati solo per organizzare un singolo evento."
Caden Janzen,
Coordinatore delle operazioni, Heritage Classic Foundation
Senza una visione condivisa e in tempo reale dell'evento, i fornitori avevano spesso bisogno di chiarimenti su planimetrie, ubicazione delle infrastrutture e modifiche al sito. Fornitori di energia elettrica e climatizzazione, team di telecomunicazioni, troupe televisive, elettricisti e addetti alla raccolta rifiuti facevano tutti affidamento sul team operativo, il che generava un flusso costante di chiamate ed e-mail durante tutto il ciclo di pianificazione.
L'iter autorizzativo ha aggiunto un ulteriore livello di complessità. I progetti presentati al comune di Hilton Head, insieme a quelli dei vigili del fuoco e delle autorità sanitarie, venivano in genere condivisi come documenti statici che spesso richiedevano ulteriori spiegazioni.
Con l'evolversi del torneo, mantenere la precisione è diventato ancora più difficile. In seguito a un progetto di restauro del percorso durato sei mesi, anche piccole modifiche fisiche hanno iniziato a influenzare le ipotesi di pianificazione.
"Quando si chiude per sei mesi, molte cose cambiano", spiega Caden. "Costruiamo tenendo conto degli alberi e della loro presenza, e quando un albero si sposta di cinque metri o giù di lì, questo potrebbe ostacolare esattamente il punto in cui stiamo costruendo."
Mantenere i disegni accurati è diventato un processo continuo di aggiornamenti, revisioni e comunicazione.
"Dal punto di vista operativo, abbiamo probabilmente eliminato circa 1,000 telefonate ed e-mail combinate grazie all'utilizzo OnePlan"
Caden Janzen,
Coordinatore delle operazioni, Heritage Classic Foundation
Un'unica fonte di verità per la pianificazione dei tornei.
Caden per la prima volta OnePlan tramite suo fratello, che lavora anche lui nel settore dei tornei di golf. Dopo aver visto la piattaforma, la compatibilità è stata immediata. "Ho sentito che era una necessità per noi", dice, "e quindi ci siamo buttati a capofitto OnePlan un paio di anni fa."
Da allora, OnePlan è diventata la piattaforma di pianificazione centrale per il torneo, riunendo in un unico luogo la disposizione dei siti, la pianificazione delle infrastrutture, il coordinamento dei fornitori, le autorizzazioni e la pianificazione commerciale.
Una delle capacità che Caden apprezza di più è la possibilità di importare e sovrapporre immagini di droni. Con il campo da golf situato proprio accanto agli uffici della Fondazione, può catturare fotografie aeree aggiornate e caricarle in OnePlane adeguare immediatamente i piani al mutare delle condizioni.
"Poter sovrapporre io stesso le riprese del drone, senza dovervi contattare e poi aspettare, poterle ridimensionare e realizzare da solo è stato di grande aiuto", spiega, "perché posso fare qualcosa immediatamente".
Grazie all'integrazione con modelli CAD e a una planimetria digitale del sito costantemente aggiornata, la Fondazione mantiene ora una rappresentazione accurata della sede durante tutto l'anno, anche se i lavori di restauro, le modifiche infrastrutturali e lo sviluppo a lungo termine ne rimodellano la conformazione.
L'impatto si estende ben oltre le operazioni. I team di vendita utilizzano OnePlan per visualizzare gli spazi dedicati all'ospitalità e alle sponsorizzazioni per i potenziali clienti, mentre fornitori, appaltatori e autorità governative accedono tutti agli stessi layout aggiornati tramite link di sola visualizzazione.
Anziché affidarsi a screenshot, PDF o documenti statici, le parti interessate possono esplorare direttamente il piano in tempo reale, eliminando la necessità di tornare al reparto operativo per chiedere chiarimenti.
"Per un evento che richiede quasi 200,000 piedi quadrati di infrastrutture e oltre 10 miglia di recinzioni, avere OnePlan "Avere una piattaforma operativa in tempo reale non è un lusso, è una necessità".
Caden Janzen,
Coordinatore delle operazioni, Heritage Classic Foundation
Un unico piano, per ogni parte interessata
Con OnePlan Grazie a questo sistema, la Heritage Classic Foundation ora lavora con un'unica mappa dell'intero evento, costantemente aggiornata. Questo cambiamento ha modificato non solo le modalità di condivisione delle informazioni, ma anche il funzionamento dell'intero ecosistema che ruota attorno al torneo.
Tutti, dal team operativo attivo tutto l'anno ai fornitori che arrivano in loco per la prima volta, ora lavorano nello stesso ambiente live. Le squadre addette all'alimentazione e al riscaldamento, ventilazione e condizionamento (HVAC), i team delle telecomunicazioni, gli operatori di trasmissione, gli appaltatori elettrici e i fornitori di servizi igienico-sanitari non si affidano più a planimetrie stampate o screenshot obsoleti. Al contrario, accedono a un ambiente condiviso. OnePlan Collegare e navigare nel corso nel contesto.
Questa visibilità ha eliminato una notevole quantità di coordinamento quotidiano. Le domande che un tempo richiedevano e-mail o telefonate ora vengono spesso risolte immediatamente sul posto, semplicemente perché la risposta è già visibile nella planimetria.
Per un team di sole 14 persone che supervisiona un'operazione che coinvolge circa 2,000 persone durante la settimana del torneo, l'impatto è stato notevole. "Probabilmente, tra noi tre, abbiamo eliminato ogni anno circa 1,000 telefonate ed email complessivamente", afferma Caden.
Anche il processo di integrazione è diventato notevolmente più agevole. Ad esempio, un fornitore di energia e climatizzazione completamente nuovo è arrivato in loco senza alcuna precedente esperienza a Harbour Town ed è stato in grado di operare in modo indipendente quasi immediatamente.
"Lavoriamo su questa proprietà tutto l'anno e la conosciamo come le nostre tasche." OnePlan consente ai fornitori di arrivare fin dal primo giorno con la stessa comprensione"
Caden Janzen,
Coordinatore delle operazioni, Heritage Classic Foundation
"Sono stato io a supervisionarli e non ci sono state praticamente telefonate", spiega Caden. "Ho semplicemente fornito loro il link e un paio di altri modelli di cui avevano bisogno, e sono stati in grado di utilizzarli."
Allineamento tra autorizzazioni e autorità
La stessa visibilità condivisa si estende anche alle procedure di autorizzazione e al coordinamento con le autorità pubbliche.
Anziché presentare documenti statici e guidare manualmente le parti interessate attraverso le fasi di orientamento e posizionamento, la Fondazione ora condivide una versione interattiva del sito, accessibile solo in visualizzazione, con la città di Hilton Head e le autorità competenti in materia di vigili del fuoco e servizi medici.
Progettisti e ingegneri possono vedere esattamente come sono posizionate le strutture, come si sviluppano i percorsi di accesso e come le zone si collegano lungo il percorso, senza bisogno di ulteriori spiegazioni.
“Lo useranno OnePlan e mettere tutto a posto, il che ci permette di non doverci sedere lì e andare passo passo con loro", spiega Caden, "e dire loro esattamente dove si trovano le cose".
Quello che prima era un processo di approvazione reciproco si è trasformato in una conversazione visiva condivisa, basata su un'unica fonte di verità.
Pianificazione commerciale e visibilità delle sponsorizzazioni
Sul piano commerciale, lo stesso contesto degli eventi dal vivo ha ridefinito le modalità di vendita di sponsorizzazioni e ospitalità.
Anziché presentare planimetrie astratte su mappe statiche, il team di vendita può guidare i clienti attraverso una visualizzazione del percorso stesso, proporzionalmente accurata e georeferenziata.
Gli spazi dedicati all'ospitalità non sono più semplici blocchi su un diagramma, ma luoghi reali e fruibili all'interno del più ampio contesto dell'evento. I clienti possono comprendere le dimensioni, l'orientamento e le linee visive nel contesto, anziché dover interpretare un disegno bidimensionale.
Consentire loro di "mostrare loro un CAD senza stressarli con un CAD completo", come dice Caden, ha reso le conversazioni significativamente più accessibili. Aggiunge che "mostrare loro semplicemente come lo facciamo su OnePlan è di grande aiuto."
Il risultato è una conversazione commerciale più sicura e informata, in cui le parti interessate comprendono immediatamente il valore e il posizionamento del loro spazio.
Elementi che mantengono l'evento dinamico
Alla base di questo cambiamento non c'è una singola capacità, ma una combinazione di strumenti che consentono a un contesto in continua evoluzione di rimanere accurato, fruibile e di facile interpretazione.
L'importazione di file CAD garantisce che i progetti strutturali e architettonici possano essere integrati direttamente nell'ambiente di lavoro senza perdita di precisione. La sovrapposizione di immagini aeree acquisite tramite drone permette al team di aggiornare l'intera visuale del sito ogni volta che si verificano modifiche sul terreno, un aspetto particolarmente utile per una struttura che si evolve attraverso restauri, adattamenti stagionali e continui interventi di riqualificazione.
"Google Maps e le mappe simili non vengono aggiornate ogni sei mesi", afferma Caden. "Vengono aggiornate ogni due anni, o quelle che vengono aggiornate annualmente non sono di altissima qualità. Quindi, poter intervenire e aggiornare rapidamente le mappe quando si verifica un cambiamento è diventato fondamentale."
Inoltre, la libreria di oggetti apporta chiarezza alla pianificazione di infrastrutture complesse. Invece di blocchi generici, il team può posizionare oggetti identificabili per tende, piattaforme, scale, ascensori, sistemi di alimentazione, telecomunicazioni e servizi igienici, rendendo i layout immediatamente comprensibili a chiunque li visualizzi.
"Non si tratta solo di dover posizionare un blocco, ma di essere in grado di identificare gli oggetti, fino all'ascensore stesso", spiega Caden.
Anche le prestazioni giocano un ruolo importante. Con aggiornamenti costanti durante una finestra di sviluppo di quattro mesi, la reattività diventa fondamentale, non più un'opzione.
"La cosa che apprezzo di più è la totale assenza di rallentamenti quando si esplora la mappa", afferma. "È molto veloce nei tempi di risposta e di caricamento."
Una base comune per il futuro
Nel loro insieme, queste funzionalità eliminano gli attriti tra team che tradizionalmente hanno operato in parallelo.
Reparti operativi, vendite, fornitori e autorità non lavorano più con documenti separati, dovendo poi conciliare le differenze a posteriori. Interagiscono invece con lo stesso ambiente in tempo reale, ciascuno attraverso la propria prospettiva, ma sempre ancorati alla stessa fonte di verità.
Per la Heritage Classic Foundation, questo allineamento è diventato essenziale. Riduce le duplicazioni, elimina le ambiguità e garantisce che, quando qualcosa cambia, come inevitabilmente accade, sia sufficiente un solo aggiornamento per renderlo comprensibile ovunque sia necessario.
Caden riassume quel livello di integrazione in modo semplice, dicendo: "Ho alcune schede sul mio computer che non chiudo e OnePlan è uno di loro. "
E mentre l'evento continua ad evolversi, dagli aggiustamenti annuali del percorso fino alla riqualificazione pluriennale del resort adiacente alla sede, OnePlan Come spiega Caden, sta diventando più di un semplice strumento di pianificazione: è ormai il livello operativo che sottende la progettazione, la vendita e la realizzazione, anno dopo anno, di uno degli eventi più complessi del PGA Tour.
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