L'area funzionale Event Services, o EVS, di Parigi 2024 collabora a stretto contatto con il dipartimento People Management e altre aree funzionali per garantire un'esperienza eccellente ai tifosi durante i Giochi Olimpici e Paralimpici di quest'estate.
Abbiamo parlato con Orso Porta, responsabile dei servizi eventi di Parigi 2024, di come questo team centrale stia pianificando meticolosamente le attività di accoglienza degli spettatori in tutte le sedi delle gare.
"Il team Event Services è noto come il Volto di Parigi 2024. Siamo responsabili di fornire un ambiente accogliente e sicuro per i fan nelle sedi olimpiche e paralimpiche".
Prosegue: "Il nostro team centrale sta pianificando attività di accoglienza per gli spettatori in 32 sedi di gara di Parigi 2024, nonché le cerimonie di apertura dei Giochi Olimpici e Paralimpici".
Quali sono i ruoli chiave svolti dal team Event Services?
In ogni sede, EVS svolge cinque ruoli essenziali per migliorare l'esperienza dei tifosi:
- Accogliete i fan per regalarvi un momento indimenticabile durante una sessione di gara
- Dirigere i fan verso la parte anteriore di un locale. Gli spettatori si perdono!
- Fornire ai tifosi le informazioni di cui hanno bisogno per sfruttare al meglio il loro tempo durante una sessione di gara
- Aiutare i tifosi con le loro esigenze, come l'accessibilità e il supporto alla mobilità
- Supporta i fan essendo una presenza visibile e supportandoli nella risoluzione dei problemi
Come utilizza Event Services OnePlan per Parigi 2024
Un modo fondamentale in cui EVS utilizza OnePlan sta per "pianificazione a punti". Questo esercizio consiste nel posizionare la forza lavoro e i volontari sui piani della sede.
Ciò è particolarmente importante quando si considerano i viaggi dei fan dentro e fuori le sedi. Orso afferma: "L'altro modo fondamentale in cui EVS utilizza OnePlan è tracciare i percorsi che gli spettatori percorrono all'interno delle sedi, e nelle immediate vicinanze, per raggiungere posti a sedere e aree di visione. Conoscere i percorsi consente al team di determinare dove posizionare i team di volontari e come dirigere i flussi di spettatori."
Aggiunge: "Ci mettiamo nei panni dello spettatore. Iniziamo prima dell'ingresso delle file di attesa dei punti di controllo dei biglietti e dell'area di controllo pedonale, per poi procedere verso i vari posti a sedere per gli spettatori e le aree di visione, lavorando sui vari piani accessibili ai possessori di biglietti".
I distretti delle sedi, all'esterno dello stadio o dell'arena stessa, sono spazi chiave da pianificare. Orso afferma: "I nostri punti, il nostro team, sono posizionati all'esterno delle sedi, a supporto del flusso sicuro degli spettatori, nonché delle attività di sicurezza e biglietteria, e naturalmente all'interno di tutte le sedi, su ogni piano, ovunque si trovino i possessori di biglietti".
Un miglioramento enorme per la pianificazione
Utilizzato da 46 aree funzionali all'interno del Comitato Organizzativo, per pianificare 49 sedi, OnePlan consente di risparmiare tempo e ridurre i rischi nella pianificazione dei Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024.
"Questo modo di pianificare rappresenta un enorme miglioramento rispetto al passato", afferma Orso.
"Ora è disponibile un software di mappatura GIS in tempo reale, in cui sono caricati tutti i file CAD e le planimetrie della sede, così possiamo posizionare e visualizzare facilmente le migliaia di dipendenti e volontari di cui avremo bisogno".
Orso conclude: "Stiamo risparmiando un'enorme quantità di tempo rispetto al vecchio metodo con fogli di calcolo e screenshot".