Une introduction à Édimbourg
Réputée pour ses paysages magnifiques, ses rues pavées et son histoire haute en couleur, la capitale écossaise offre une multitude de lieux propices à l'organisation d'événements et de festivals en plein air dynamiques et couronnés de succès . La ville d'Édimbourg s'anime au rythme de ses manifestations extérieures : des célèbres marchés de Noël qui investissent les jardins de Princes Street en hiver, au Royal Edinburgh Military Tattoo devant le château d'Édimbourg , en passant par le Fringe Festival, festival d'été de renommée mondiale qui se déploie dans les douze quartiers de la ville au mois d'août. Si la ville attire par elle-même des centaines de milliers de participants et de spectateurs, le succès de ces événements repose avant tout sur une planification minutieuse et une gestion efficace des foules.
Outre le plus grand festival artistique du monde, la ville accueille également des centaines d'événements de plus petite envergure. Parmi les lieux les plus populaires, citons The Meadows , le Royal Mile, les marchés de Stockbridge, Leith, la plage de Portobello et le parc d'Inverleith, qui proposent une variété de marchés , d'événements artistiques et artisanaux, de foires, de manifestations sportives et de festivals.
Où commencer?
Avec autant de beaux quartiers de la ville, il peut être difficile de choisir un lieu pour votre événement. En choisissant votre emplacement, vous devez considérer :
- Quel type d’espace votre événement requiert-il ? Organisez-vous un événement sportif qui nécessite de grands espaces verts, ou un événement commercial plus petit qui nécessite une petite place ou un petit tronçon de route ?
- Avez-vous besoin d'une licence pour organiser votre événement ?
- Accès aux transports en commun. Dans quelle mesure le lieu de votre événement est-il accessible ? Peut-on y accéder à pied depuis le centre-ville et la gare de Waverley, ou est-il facilement accessible en tramway ou en bus ?
OnePlanLe plan de la ville de est un outil utile pour commencer. Propulsé par Google Maps, vous pouvez accéder au plan des rues, au satellite et aux vues en noir et blanc de la ville, avec un zoom précis au centimètre près. OnePlanLes cartes de offrent également une vue 3D de la ville, excellente pour déterminer le meilleur emplacement pour votre événement et pour planifier toute surface inégale ou collines potentielles pouvant affecter votre marché, festival ou événement. En outre, ce manifeste, créé par le conseil municipal en 2014, fournit un compte rendu détaillé des zones populaires pour l'organisation d'événements, y compris l'espace disponible, le type de terrain, la classification de la zone et les coordonnées de l'organisme ou du responsable du terrain concerné.
Gestion des foules à Édimbourg
La création d'un plan de gestion des foules est essentielle au succès de votre événement en plein air, de votre festival ou de votre marché. Compte tenu de la taille de la ville, il est probable que de nombreux participants arriveront à pied ou en transports en commun, ce qui signifie que trouver une place pour se garer et gérer les véhicules peut être secondaire. OnePlanLes outils de gestion des foules et d'arrivée de permettent aux utilisateurs de prédire et de gérer le flux de foule, en prédisant le nombre de personnes qui arriveront à un événement dans une fenêtre horaire donnée, et de calculer les temps d'attente en fonction de la zone disponible. OnePlanLes outils de gestion des foules de permettent également aux utilisateurs de calculer la capacité de votre événement, à la fois dans son ensemble et par segments ; utile pour tout événement en plein air avec des scènes, des tabourets ou des marchés, ou lorsqu'un espace sportif est requis.
La gestion des foules inclut également la façon dont les foules en direct sont adressées lors de votre événement. Dans un rapport sur l'évaluation de la sécurité des foules à Hogmanay à Édimbourg, le rapport évalue qu'une partie du succès de l'événement était due à « la bonne communication entre ceux du centre de contrôle et leur personnel dans les rues… qui a permis de transmettre des rapports en temps réel au centre de contrôle, où les informations a été coordonné et des instructions ont pu être données au personnel au sol concernant la résolution des problèmes identifiés. Garder des mises à jour en direct sur la sécurité et la situation des foules est donc un autre élément crucial du succès de la gestion des foules ; OnePlanLa planification par points en direct et l'utilisateur du téléphone vous permettent de maintenir des communications en direct entre tout le personnel pendant n'importe quel événement.
Dans le Studio, nous disposons d'options à la fois pour le satellite et les cartes afin que vous puissiez visualiser votre événement mais aussi regarder les routes aux alentours. Planifiez vos chapiteaux sur l'herbe puis vos déplacements sur la rue ; nous avons également une option noir et blanc et une carte du système d'exploitation.
Un autre facteur clé de l'organisation de votre événement est son accessibilité, notamment depuis la gare d'Édimbourg Waverley et l'aéroport. La ville se prête parfaitement à la marche : le trajet du centre-ville à Inverleith Park ou The Meadows prend moins de 20 minutes. Édimbourg est donc idéale pour les événements en plein air, comme le Fringe Festival , qui peuvent se dérouler dans plusieurs quartiers. Compte tenu de la fréquence des averses à Édimbourg, il est également important de s'intéresser aux transports en commun. Si la voiture est une option, le stationnement étant rare, il est conseillé de privilégier la marche ou les transports en commun pour se rendre sur place et en revenir, surtout si les conditions météorologiques ne permettent pas de marcher. Le tramway, qui relie St Andrews Square à l'aéroport en passant par le centre-ville, circule toutes les dix minutes. On compte également plus de 50 lignes de bus en journée, dont 12 avec des services de nuit.
Le Application Lothian Bus est un bon outil à utiliser pour planifier votre événement et conseiller vos participants. OnePlan propose des mises à jour en direct sur le trafic et les transports, ce qui signifie qu'à tout moment avant, pendant ou après votre événement, les organisateurs d'événements peuvent suivre et gérer les retards prévus ou le trafic de transport, et ce, en réalité, pour les participants ou les fournisseurs de l'événement. De plus, il prendra en compte les éventuelles routes fermées ou détournements de transports en fonction de votre événement, notamment pour les marchés de rue. Il s’agit d’un outil extrêmement utile pour la planification de votre événement.
Permis et réglementations pour la planification d'événements
La mairie d'Édimbourg propose des conseils utiles pour l'organisation d'événements, ainsi que des informations sur les permis et réglementations à obtenir et à respecter. Elle fournit notamment des indications pour l'organisation d'événements dans un parc , comme Inverleith ou The Meadows, et les formulaires de demande d'assurance responsabilité civile. Plus d'informations sont disponibles sur edinburgh.gov.uk.
Organiser un événement avec OnePlan
Aperçu OnePlanLes outils de qui seront extrêmement utiles pour planifier un événement en plein air à Édimbourg sont :
- Cartes et satellites précis et à jour, y compris des vues de la ville en 3D
- Mises à jour du trafic et des routes en direct
- Outils de gestion intelligente des foules et de flux de foule
- Infrastructure événementielle, y compris scènes, tabourets et chapiteaux, zones de foule et concessions de restauration et de boissons
- Devis quantitatif à envoyer aux prestataires événementiels et à la municipalité
"OnePlan est un gain de temps absolu lorsqu'il s'agit de produire et de gérer un événement de toute envergure. Il est riche en fonctionnalités, très facile à utiliser et fournit toutes les informations nécessaires dont quiconque pourrait avoir besoin sur un événement. Je le recommande fortement!"
Phil Morgan
Taunton Live & Pride, organisateur d'événements, GoCreate
L'utilisation de OnePlan permettra aux organisateurs de tirer le meilleur parti de la ville d'Édimbourg et de créer des événements au bon déroulement qui optimisent tout ce qu'Édimbourg a à offrir.
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