L'automne est une période passionnante de l'année, pleine de nouveaux départs. Les enfants retournent à l’école, les familles reprennent leurs routines et nous commençons tous à nous préparer pour une autre période des fêtes.
Partout aux États-Unis, les écoles, les communautés et les églises célèbrent cette période de l'année avec des fêtes d'automne, aussi appelées fêtes des récoltes. Ces fêtes sont traditionnellement organisées pour exprimer sa gratitude pour les récoltes et formuler des vœux de bonnes récoltes pour l'année à venir. Pour les écoles et les centres communautaires, une fête d'automne est l'occasion de célébrer l'arrivée de la nouvelle saison et de profiter de traditions comme les promenades en charrette, les labyrinthes de maïs et le cidre de pommes.
Les fêtes des récoltes sont un moment de joie pour toute la famille, mais les traditions élaborées s'accompagnent de défis. Voici quelques conseils pour une organisation réussie, pour éviter les pièges courants et pour organiser une magnifique fête d'automne.
Voici 9 étapes pour planifier le festival d’automne parfait
Sur la base des idées de nos utilisateurs, nous avons créé ces 9 étapes pour vous aider à planifier votre festival d'automne.
1. Créez un plan du site montrant tout ce dont vous avez besoin
Planifier un événement est une prouesse de gestion de projet pour quiconque. Si votre budget est serré, faire appel à un organisateur d’événements professionnel peut s’avérer hors de portée. Le plus souvent, les festivals d’automne sont planifiés par les enseignants, le personnel de l’église ou les bénévoles.
Si la planification d’un événement majeur est nouvelle pour vous, il est très important d’avoir un plan détaillé du site pour vous aider à rester organisé. Dans OnePlan, vous pouvez facilement créer un plan de site en plaçant tous les éléments (tentes, vendeurs de nourriture, labyrinthes de maïs, panneaux, toilettes, etc.) sur la carte.
Utilisez votre carte pour illustrer votre plan aux autorités locales lors de votre demande de permis ou partagez-la avec des bénévoles afin qu'ils sachent où ils sont stationnés. OnePlan générera automatiquement un rapport de gestion des stocks, permettant de voir facilement la quantité de tout ce dont vous avez besoin. Cela peut également vous aider à gérer le personnel.
OnePlan a tout ce dont vous avez besoin pour rester organisé et faire passer votre festival des récoltes au niveau supérieur.
2. Établir un comité de planification
Avec autant d'éléments majeurs comme la nourriture, les activités, la gestion des bénévoles et le marketing, c'est formidable de créer un comité de planification pour votre festival d'automne. Avoir un petit groupe de bénévoles dévoués, chacun avec son propre élément à gérer, peut rendre la planification d'un festival beaucoup plus facile à gérer.
Avec OnePlan, chaque membre du comité peut modifier le plan du site pour que l'ensemble du comité puisse le voir. La carte sera votre unique source de vérité, toujours à jour afin que vous soyez au courant des progrès du comité de planification sur tous les éléments du festival.
Pour partager votre plan avec votre équipe ou vos parties prenantes, cliquez simplement sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de votre plan d'événement.
Ajoutez ensuite l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre plan d'événement et accordez-lui un accès en lecture seule ou en modification. Fait! Votre forfait est désormais partagé.
3. Demander des permis
Se conformer aux réglementations locales, demander des permis et garantir que votre événement ne soit pas interrompu par des autorités mécontentes est l'une des tâches les plus importantes – et les plus fastidieuses – de votre liste. Il existe des permis d'événement temporaires, des permis de vendeur de nourriture et bien d'autres encore selon l'endroit où vous organisez le festival.
L’une des pires erreurs que vous puissiez commettre est de retarder la demande des permis nécessaires pour votre événement. Dans la plupart des cas, la première chose que vous devez faire lors de la planification d'un événement public est de fournir à votre gouvernement local un plan d'événement détaillé, des évaluations des risques et une preuve d'assurance responsabilité civile. Prévoyez suffisamment de temps pour leur traitement (nous vous recommandons de les soumettre plusieurs mois avant l'événement). Connectez-vous avec votre site et le gouvernement local pour vous assurer que toutes les cases sont cochées.
Votre facile à partager OnePlan le plan du site sera utile pour garantir que le plan de votre événement est conforme à la réglementation.
Vous pouvez trouver une liste de contrôle complète des permis et des licences dans le site gratuit OnePlan Formulaire de gestion d'événements. Pour y accéder dans le OnePlan studio, cliquez sur « Modèles » dans le menu du haut.
4. Prenez des décisions critiques
Il y a de nombreuses décisions à prendre avant de pouvoir vraiment vous lancer dans la planification d’un festival d’automne. En voici quelques-uns à considérer :
- Les billets seront-ils tout compris ou les clients paieront-ils par activité ?
- La nourriture sera-t-elle uniquement en espèces, incluse dans l'entrée, ou aurez-vous besoin d'un système d'acceptation des cartes de crédit ?
- Allez-vous louer des jeux ou demander à des bénévoles de les construire ?
- Aurez-vous du personnel rémunéré ou uniquement des bénévoles pour organiser l’événement ?
- Où iront les bénéfices de l’événement ?
- Aurez-vous des sponsors pour l’événement ?
- Allez-vous louer des tentes et d’autres éléments ? Où allez-vous les louer ?
- Quelle nourriture et quelles boissons servirez-vous ?
Prenez ces décisions et informez les parties prenantes de toute mise à jour dès que possible. Avec OnePlan Partager votre plan d’événement qui aura des réponses à ces nombreuses questions est facile. C'est aussi simple que de saisir un e-mail et les parties prenantes ou collègues peuvent obtenir un accès en modification ou en lecture seule.
5. Anticipez la météo
Étant donné que les fêtes des récoltes ont presque toujours lieu à l'extérieur, il est important de rester au courant des prévisions météorologiques et de décider tôt d'une date de pluie.
En décidant dès le début d'une date pluvieuse, vous pouvez préparer les bénévoles, le personnel et les clients à la possibilité de déplacer l'événement, et vous assurer que le festival continue d'attirer les foules.
6. Recrutez des bénévoles tôt
Les festivals d’automne sont généralement gérés en partie ou entièrement par des bénévoles. Que vous soyez une école, une église ou un planificateur indépendant, commencez tôt à recruter des bénévoles. Il n'est pas rare que des bénévoles se retirent sans avoir suffisamment de temps pour trouver un remplaçant. Assurez-vous donc d'avoir suffisamment de bénévoles prêts à vous aider.
Vous voudrez également vous assurer que les bénévoles sont bien gérés. S’ils sentent que vous êtes désorganisé, ils ne reviendront peut-être pas faire du bénévolat l’année prochaine ! OnePlan's planification par points La fonctionnalité peut vous aider à créer un plan complet pour gérer tout le monde, des bénévoles aux fournisseurs. Chaque « point » peut se voir attribuer un code et des notes ajoutées à son profil pour son rôle, son équipement, ses horaires de travail et plus encore. Le rapport peut être exporté pour créer des feuilles de connexion et des documents de santé et de sécurité.
C'est aussi une excellente idée de planifier quelque chose de sympa pour vos bénévoles. Permettez-leur d’amener leur famille au festival gratuitement ou offrez-leur un sac de friandises d’automne à la fin de leur quart de travail. Des bénévoles heureux apporteront cette énergie à leur rôle au festival, et ils redoubleront probablement d'efforts dans les années à venir.
7. Établir des mesures de sécurité
Les fêtes d'automne étant généralement destinées aux enfants, il est essentiel de prendre en compte leur santé et leur sécurité lors de leur organisation. Il est important de prévoir suffisamment de bénévoles/animateurs pour veiller sur les enfants. Bien que leurs parents soient présents, il n'est pas rare qu'un enfant s'éloigne ou se perde dans le labyrinthe de maïs. Il est donc important de former les bénévoles à la conduite à tenir face à un enfant perdu. Il est également indispensable de disposer d'une trousse de premiers secours, des numéros des services d'urgence locaux et de s'assurer que les bénévoles savent comment réagir en cas d'urgence.
Pour assurer la sécurité de tous les visiteurs, y compris les enfants, un plan de gestion des foules est indispensable. Une bonne gestion des foules garantit un espace suffisant pour circuler, patienter ou se reposer, et assure la sécurité et le bien-être du public grâce au personnel présent. Il en résulte un espace fluide et agréable, encadré par un personnel compétent et réactif.
OnePlan vous permet de planifier entièrement votre site événementiel en quelques minutes seulement gratuitement. Vous pouvez tester différentes dispositions d'événements et configurations d'espace, en vous assurant de disposer d'un espace adéquat et de la meilleure disposition possible pour une gestion des foules fluide et fonctionnelle. OnePlanLes fonctionnalités de gestion des foules de incluent des calculateurs de capacité où vous pouvez tracer ou cartographier une zone précise et calculer la capacité autorisée. Vous pouvez même modifier la densité, de 1 personne par mètre carré à 5.
Avec beaucoup de monde, il y a beaucoup de trafic, alors n'oubliez pas un plan de gestion du trafic soit. Dans OnePlan, vous pouvez créer un plan de gestion du trafic qui trace l'emplacement précis de la signalisation, des stewards, des feux de circulation temporaires, des fermetures de routes, des sens de circulation et des itinéraires de déviation.
8. Élaborez un plan de marketing
La commercialisation de votre événement est le seul moyen de garantir que vos efforts ne seront pas vains. Cela n'a pas besoin d'être compliqué, mais assurez-vous de considérer toutes les façons dont vous pouvez commercialiser votre événement et d'en tirer le meilleur parti possible. Publiez des dépliants sur les réseaux sociaux, accrochez des dépliants dans la communauté, envoyez-les par la poste et encouragez les bénévoles et autres parties prenantes à faire passer le message.
9. Solliciter des parrainages
Compensez les coûts de la fête des récoltes (et maximisez les profits) en identifiant des parrainages. Les entreprises locales recherchent souvent des moyens de se faire connaître lors d’événements communautaires. Avec un programme de parrainage, en échange d'argent ou de produits gratuits, vous pouvez offrir aux entreprises une signalisation arborant leur logo ou un stand où elles peuvent distribuer des marchandises et parler aux membres de la communauté. C'est gagnant-gagnant !
OnePlanLe logiciel primé de facilite grandement la planification des festivals d'automne. Démo avec notre équipe si vous souhaitez savoir comment planifier des événements en utilisant OnePlan!
