Para USA Triathlon (USAT), el organismo rector nacional del triatlón en Estados Unidos, cada evento es un rompecabezas logístico. A diferencia de los deportes en estadios, el triatlón no tiene una sede fija. Cada fin de semana de carrera requiere construir un campo de juego completo desde cero, abarcando carreteras, senderos y cuerpos de agua.
Sus eventos insignia, como el Campeonato Nacional de Triatlón de EE. UU. en Milwaukee, acogen a más de 7,000 atletas y ofrecen múltiples formatos de carrera que se desarrollan en paralelo, desde categorías juveniles y júnior hasta competiciones de élite y disciplinas adicionales como aquabike o carreras de 5 km. Cada formato requiere su propia área de competencia, distribuida en diferentes zonas de la ciudad anfitriona.
Como lo expresó Brad, gerente de eventos de USAT: «No solo vamos a un lugar emblemático. Lo estamos creando nosotros mismos. En el triatlón, se construye el terreno de juego desde cero, a través de carreteras, senderos y agua, y eso requiere mucho detalle».
El desafío de la planificación multisitio y multirracial
La organización de eventos de esta envergadura requiere una planificación meticulosa con años de antelación. La USAT debe evaluar las posibles ciudades anfitrionas, considerar el impacto en la comunidad y diseñar múltiples recorridos que puedan desarrollarse simultáneamente sin conflictos. Las zonas de transición, las salidas de natación, las áreas de preparación y los espacios para la exposición deben integrarse a la perfección, dejando espacio para el flujo peatonal seguro y el acceso de emergencia.
Cada decisión tiene peso: si un sendero puede soportar miles de corredores, cómo un circuito ciclista de 25 kilómetros afectará los patrones de tráfico o dónde ubicar infraestructura clave para reducir las molestias a los residentes locales. Con tanto en juego, USAT necesitaba una plataforma de planificación que pudiera gestionar no solo una sede, sino muchas, y coordinar cada elemento con precisión.
Por qué OnePlan Se volvió esencial
OnePlan Ofreció a USAT justo lo que les faltaba: una forma de diseñar y comparar múltiples sedes potenciales con total precisión. Cuando se proponen nuevas ciudades como anfitrionas, el equipo puede incorporar el área en OnePlan y probar diferentes configuraciones al instante. Las salidas de natación, las zonas de transición, las áreas de registro y los puntos de acceso se pueden visualizar en pantalla, lo que proporciona al equipo una idea realista de si un sitio funcionará, incluso antes de poner un pie en el lugar.
Esta precisión continúa una vez elegido el lugar. Como explicó Margie, coordinadora de eventos de USAT: «Cuando se recomienda un lugar, lo cargamos en OnePlan Para ver dónde podrían estar el registro, las transiciones o los puntos de acceso. Nos da una visión general completa antes de nuestra visita.
"Coloco todas nuestras tiendas, etiqueto todo y calculo cuántos pies de cerca o barreras necesitamos. OnePlan Me da cifras reales, no solo estimaciones. Eso nos ha ahorrado tiempo y dinero.
Margie Gronke
Coordinador de eventos, USAT
Desde la selección de la ciudad hasta la ejecución in situ
La flexibilidad de OnePlan Significa que USAT puede preparar cada etapa de un campeonato mucho antes de que se coloque la primera barrera. Se diseñan múltiples formatos de carrera en paralelo, con trazados adaptados a las necesidades específicas de atletas de élite, categorías juveniles y competidores de categorías por edad. Las áreas de transición, las salas de descanso para atletas e incluso las rampas de salida de natación están diseñadas al detalle, garantizando un flujo fluido entre las sedes.
La infraestructura es otra pieza crucial. Margie confía en OnePlan Para calcular la cantidad exacta de cercas, portabicicletas, carpas y barreras necesarias. "Instalo todas nuestras carpas, etiqueto todo y calculo cuántos metros de cerca necesitamos", dijo.OnePlan Me da cifras reales, no estimaciones. Eso nos ha ahorrado tiempo y dinero.
Cuando exploramos una ubicación y luego volvemos al plan en OnePlanEl mapeo está actualizado, es detallado y refleja lo que realmente vimos en el sitio. Esto nos ahorra mucho tiempo.
Brad Hildebrant
Gerente de eventos, USAT
Esa precisión se transmite a los proveedores y contratistas que dan vida a estos planes. En lugar de intercambiar capturas de pantalla o diseños en PDF, USAT ahora comparte acceso en vivo y de solo lectura a sus... OnePlan Mapas. Los vendedores pueden iniciar sesión, ampliar su área específica y ver con precisión el tamaño de la carpa o la longitud de la cerca que necesitan y dónde deben colocarse. "Es algo que realmente agradecen", comentó Margie. "Pueden consultarlo mientras instalan el equipo y seguir los caminos con precisión".
Para cuando el equipo llega al lugar una semana antes de la carrera, el plan ya está tan preciso que apenas hay necesidad de mover nada. Incluso la ubicación de los semirremolques en el recinto está preescalada. OnePlan“Realmente hemos podido eliminar los puntos de contacto”, explicó Brad. “Con OnePlanGracias a la precisión, movemos menos cosas en el sitio. Esto ahorra tiempo, reduce el esfuerzo físico y, en definitiva, nos ayuda a producir un mejor evento.
Colaboración simplificada
Para eventos de esta envergadura, la comunicación clara con las partes interesadas es tan importante como la propia distribución del recinto. USA Triathlon trabaja con decenas de socios externos (proveedores, contratistas y organismos internacionales), cada uno con sus propios requisitos. OnePlanLas funciones para compartir transformaron la forma en que estos grupos colaboran.
En lugar de enviar capturas de pantalla o PDF sin parar, USAT ahora ofrece a sus socios acceso de solo lectura a sus planes de eventos en vivo. Los proveedores pueden iniciar sesión y ver exactamente el tamaño de la carpa que necesitan instalar, dónde colocarla y cómo se integra con la infraestructura circundante. "En lugar de enviar capturas de pantalla o PDF, les doy a los proveedores acceso de solo lectura", explicó Margie. "Pueden ver exactamente dónde colocar la carpa, qué tamaño tiene y seguir el plan durante el montaje".
Esa misma claridad se extiende a socios globales como World Triathlon, que aplican estrictos estándares de diseño en eventos de élite. "Eran muy específicos con el espaciado de los portabicicletas", recordó Brad. "Usando OnePlan“En el icono del portabicicletas, pudimos colocar todo exactamente y entregárselo a la persona que realiza la transición”.
Esta colaboración en tiempo real no solo eliminó la confusión, sino que también generó confianza entre las partes interesadas en que cada detalle era preciso y estaba alineado. Ya fuera un contratista de cercas, un proveedor de carpas o un socio internacional, todos trabajaban con el mismo plan preciso.
Impacto en toda la organización
El éxito de OnePlan El equipo de eventos captó rápidamente la atención de otros departamentos de USA Triathlon. El equipo de Alianzas comenzó a usarlo para trazar zonas de exposición y activaciones, y los diseñadores gráficos se basaron en los planos para crear mapas de recorridos muy detallados. Incluso directores de carrera ajenos a los campeonatos nacionales comenzaron a experimentar con nuevos formatos directamente en... OnePlan, usándolo para visualizar y ajustar diseños con facilidad.
Lo que comenzó como una herramienta para operaciones se ha convertido en una plataforma compartida para toda la organización, una que mejora la colaboración, aumenta la precisión y, en última instancia, aumenta la calidad de cada evento que ofrece USAT.
Una herramienta estratégica para la planificación de múltiples sitios
Para USA Triathlon, OnePlan Se ha convertido en mucho más que una herramienta de mapeo. Es un facilitador estratégico que les permite evaluar nuevas ciudades anfitrionas con confianza, diseñar múltiples formatos de carrera en armonía y coordinar semanas de logística compleja con precisión y facilidad.
Como concluyó Brad: “Con menos puntos de contacto, más precisión y mejor coordinación, OnePlan “Se ha vuelto esencial para la forma en que planificamos y llevamos a cabo los campeonatos nacionales de triatlón”.
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